Proses Administrasi Pendidikan

Administrasi Pendidikan

( Matakuliah Keahlian Dasa Khusus Pada Fakultas Tarbiyah )

Proses Administrasi Pendidikan berlandaskan kepada 8 proses, yaitu: Proses administratif pendidikan meliputi: 

Berikut ini akan kami jelaskan perincian dari proses administrasi iri sebut secara jelas.

1.PERENCANAAN (PLANNING)

Suatu perencanaan yang matang diperlukan dalam setiap kegiatan vang hendak dikerjakan. Tanpa perencanaan yang matang, kita tidak dapat mengharapkan kegiatan yang akan kita laksanakan akan berjalan lancar serta mencapai tujuan. Perencanaan merupakan suatu langkah persiapan ila iam pelaksanaan suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu. Proses penyusunan rencana yang harus diperhatikan adalah menyiapkan segala sesuatu yang diperlukan dalam mencapai tujuan, yaitu dengan mengumpulkan data, mencatat, dan menganalisis data serta merumuskan keputusan.

Satu hal yang penting yang menentukan perencanaan adalah pembuatan keputusan yang merupakan proses yang mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan dalam pembuatan perencanaan. Pola pengambilan keputusan yang dapat dilakukan adalah pengumpulan data yang diperoleh dari pencatatan dan penelitian pengembangan data, penganalisisan data,pengambilan Keputusan, pengoperasian data, dan penentuan data operasional.

Dalam menentukan penganaiisisan dala perlu diperhatikan:

1. Perumusan tujuan kegiatan. Tujuan merupakan bagian dari perencanaan yang mengendalikan kegiatan. Perumusan tujuan ini akan menjadi tepat bila diambil dari hasil analisis yang akurat sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai. Hal yang perlu diingat dalam merumuskan tujuan adalah mengutamakan sifat praktis, jelas, dan tegas.
2. Penentuan yang lengkap kegiatan untuk mencapai tujuan. Sem ua aspek yang tercakup dalam ruang lingkup ini harus terarah dan tidak boleh terpisah antara satu aspek dengan aspek lainnya. Masing-masing dari aspek tersebut harus saling menunjang dan saling melengkapi untuk meningkatkan efisiensi pencapaian tujuan. Bila tidak demikian, maka tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai.
3. Penentuan jangka waktu yang diperlukan. Jangka waktu yang diperlukan bergantung pada sifat dan jenis tujuan dan ruang lingkup yang ditetapkan. Penetapan jangka waktu ini harus memperhitungkan luasnya ruang lingkup kegiatan sehingga dapat mencapai tujuan. Bila jangka waktu yang ditentukan itu terbatas, maka ruang lingkup yang disediakan harus sesuai dengan jangka waktu yang ada.
4. Menetapkan metode dan alat yang akan digunakan. Metode yang digunakan harus efektif, mudah, ringan, tidak membutuhkan waktu lama, tidak memboroskan waktu dan dana, serta berisiko ringan. Penetapam metode ini dipengaruhi pula oleh pikiran, tenaga, waktu, ruang, dana yang tersedia, jika semua itu dalam keadaan terbatas sebaiknya menggunakan metode yang mudah, sederhana, ringan, dan tidak mengandung risiko.Adapun yang termasuk alat adalah tenaga dan dana yang tersedia. Dalam hal ini, alat yang digunakan harus sesuai dengan metode yang ditentukan dan memudahkan pencapaian tujuan sehingga mampu memberikan hasil semaksimal mungkin.
5. Merumuskan penilaian untuk mencapai tujuan (Evaluasi). 

Kegiatanini ditujukan untuk menilai proses kerja secara keseluruhan, yaitu meliputi pengontrolan terhadap keserasian dan ketepatan alat yang dipergunakan serta kemampuan setiap orang yang terlibat dalam mewujudkan kerja. Selain itu, kegiatan ini diperlukan untuk menentukan apakah tujuan yang telah dirumuskan dapat dicapai dengan mempergunakan metode, alat, dan cara yang telah ditetapkan.

Organisasi perencanaan berhubungan dengan penetapan tujuan organisasi, penentuan sumber, dan hambatan dalam mencapai tujuan, dan penentuan langkah untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Secara jelas, langkah-langkah untuk menentukan perencanaan adalah:

Adapun syarat-syarat dalam membuat perencanaan adalah:

2.PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

Pada dasarnya, pengorganisasian termasuk dalam kegiatan penyusunan rencana untuk menciptakan hubungan kerja antar personal dalam suatu kegaiatan organisasi. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa fungsi pengorganisasian merupakan fungsi perencanaan. Dalam perencanaan dilakukan pengelompokkan bidang-bidang kerja dalam ruang lingkup kegiatan tertentu. Pengelompokan bidang kerja ini harus dapat menciptakan hubungan kerja yang jelas agar antara satu bidang dengan bidang lainnya serta masing-masing bidang tersebut saling melengkapi sehingga tidak terjadi tumpang tindih dan tujuan yang diharapkan dapat tercapai.
Sebelum membahas lebih jauh, berikut ini akan diuraikan definisi dari organisasi:
1.Organisasi adalah kegiatan menyusun struktur dan membentuk hubungan-hubungan agar diperoleh kesesuaian dalam usaha mencapai tujuan bersama. (Prof. DR. Oteng Sutisna, MSc. Ed, Administrasi Pendidikan DasarTeoritis untuk Praktek Profesional, hlm.174)
2.Organisai adalah sistem kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama. (DR. Hadari Nawawi, Administrasi Pendidikan, hlm. 24)
3.Organisai adalah aktivitas menyusun dan membentuk hubungan sehingga terwujudlah kesatuan usaha dalam mencapai maksud dan tujuan pendidikan. (Drs. Ngalim Purwanto, MP, Administrasi dan Supervisi Pendidikan,  hlm.   16)
4.Organisasi adalah setiap sistem kerja sama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. (The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern,   hlm.  56)

Definisi yang disebutkan di atas hanyalah sekadar contoh karena masih banyak definisi lainnya yang tidak dapat disebutkan satu per satu dalam buku ini. Namun, yang perlu diperhatikan bahwa pada dasarnya semua definisi organisasi memiliki pengertian yang sama, yaitu suatu kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama. Kerja sama tersebut hanya dapat terwujud bila orang-orang yang terlibat dalam organisasi saling berkomunikasi antara satu dengan lainnya dalam melaksanakan tugas-tugas mereka. Selain itu, beban tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang diberikan kepada mereka sesuai dengan kemampuan, pengetahuan, dan pengalaman mereka. Dengan adanya komunikasi dan keselarasan di antara mereka maka tujuan organisasi dapat tercapai.
Suatu organisasi harus memenuhi beberapa prinsip umum, di antaranya:

1. Organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas dan kesamaan pandangan seluruh personal yang terlibat dalam organisasi.
2. Organisasi harus memiliki pimpinan yang mampu mengarahkan para anggotanya serta mendelegasikan tugas, wewenang, dan tanggung jawab kepada mereka sesuai dengan bakat, pengetahuan dan ke¬mampuan mereka.
3. Organisasi memiliki struktur organisasi yang disusun sesuai dengan kebutuhan sehingga batasan wewenang pekerjaan antarpersonal menjadi jelas.

Organisasi memiliki berbagai fungsi di antaranya adalah:
Menetapkan bidang-bidang kerja, metode dan alat yang dibutuhkan, serta personal yang dibutuhkan.
Membina hubungan antara personal yang terlibat, tanggung jawab, wewenang, hak dan kewajiban mereka sehingga mempercepat tercapainya tujuan organisasi. Adapun asas dalam organisasi, di antaranya adalah:

1. Organisasi harus profesional, yaitu dengan pembagian satuan kerja yang sesuai dengan kebutuhan. Dengan demikian, perluasan aktivitas yang mengharuskan penambahan jumlah satuan kerja hanya dilakukan bila tidak dapat ditampung dalam satuan kerja yang ada.
2. Pengelompokan satuan kerja harus menggambarkan pembagian kerja. Pengelompokan beban tugas yang sejenis harus dihubungkan dengan volume kerja. Beban kerja setiap satuan kerja harus memiliki batas-batas yang jelas dan sebanding pada tiap-tiap tingkatnya.
3. Organisasi harus mengatur pelimpahan wewenang dan tanggung jawab. Dengan demikian, pimpinan organisasi hanya melakukan tugas yang penting saja. Setiap anggota melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan beban tugas masing-masing.
4. Organisasi harus mencerminkan rentangan kontrol. Rentangan kontrol ini dipengaruhi oleh jenis dan sifat pekerjaan, jarak antara unit yang dikontrol, volume tugas dan stabilisasi organisasi.
5. Organisasi harus mengandung Kesatuan perintah. Kesatuan perintah ini harus jelas antara pimpinan organisasi dengan anggota organisasi sehingga tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan kerja.
6. Organisasi harus fleksibel dan seimbang. Dalam arti bila terjadi
7. perubahan atau penambahan volume kerja maka struktur organisasi harus disesuaikan dengan kebutuhan tersebut. (DR. I ladari Navvavvi, 31-35)

3.PEMBERIAN BIMBINGAN (COUNSELL1NG)

Pemberian bimbingan, khususnya dalam organisasi pendidikan di sekolah ditujukan agar setiap personal yang terlibat dalam sekolah dapat menjalankan kewajibannya sesuai dengan beban lugas yang diberikan kepada mereka. Kegiatan bimbingan ini biasanya dilakukan oleh pimpinan organisasi (dalam hal ini kepala sekolah) atau mereka yang sudah memiliki banyak pengalaman dalam berorganisasi, dengan cara memberikan peftmjuk kepada para anggotanya sehingga mereka dapat meningkatkan pengetahuan dan keterampilan yang pada akhirnya memberikan manfaat bagi per¬kembangan sekolah.
Langkah awai daiam pemberian bimbingan adalah mencari sumber peimasalahan yang utama sehingga permasalahan lain yang berkaitan dengan masalah utama lersebui dapat ikut terpecahkan. Biia periu melakukan pengoreksian, maka pengoreksian tersebut harus ditujukan bagi kepentingan organisasi bukan untuk mencari kesalahan seseorang. Dengan demikian kegiatan bimbingan ini memberikan manfaat yang menyeluruh, baik bagi anggota yang melakukan kesalahan, maupun bagi anggota lainnya agar mereka tidak melakukan yang sama pada kemudian hari. Cara pemberian perintah pun harus dilakukan dengan ekstra hati-hati dan menghindarkan adanya unsur paksaan karena segala sesuatu yang dilakukan atas dasar paksaan tidak akan memberikan hasil yang baik.
Setelah masalahnya diketahui, langkah selanjutnya adalah memberikan petunjuk praktis tentang cara menyelesaikan suatu pennasalahan. Dalam hal ini dapat memberikan kesempatan kepada seluruh anggota untuk memberikan sumbang saran sehingga mendapatkan cara yang tepat, di samping merangsang kreativitas para anggota untuk mengembangkan organisasi.

4.PENGOORDINASIAN (COORDINATING)

Pengoordinasian dibutuhkan untuk menghindari adanya tumpang tindih dalam pekerjaan, pelimpahan wewenang dan penyelesaian permasalahan yang ada dalam organisasi. Dengan demikian, dapat diciptakan hubungan serasi antar semua orang yang terlibat dalam organisasi.
Dalam program pendidikan di sekolah terdapat berbagai jenis kegiatan yang harus saling menunjang sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai. Karena itu, diperlukan tindakan pengoordinasian yang efektif agar kegiatan yang ada tidak berdiri sendiri-sendiri. Satu jenis kegiatan tidak boleh lebih diutamakan deripada kegiatan lainnya karena semua kegiatan memberikan kontribusi yang sama besar dalam pencapaian tujuan. Pengoordinasian ini tidak hanya dibutuhkan dalam unit kegiatan yang ada, melainkan jugaantarpersonal yang terlibat di dalam unit kegiatan. Dengan adanya pengoordinasian yang efektif akan timbul kerja sama yang efektif sehingga tujuan yang diharapkan dapat segera tercapai.


5.PENGOMUNIKASIAN (COMUNICATION)

Komunikasi memegang peranan penting dalam suatu organisasi, khususnya, organisasi sekolah. Setiap personal yang terlibat harus saling berkomunikasi agar permasalahan yang ada serta sejauh mana per¬kembangan organisasi dapat diketahui. Dengan demikian, dapat dilakukan langkah lebih lanjut. Selain itu, komunikasi mi juga sangat membantu dalam pembuatan keputusan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengumpulkan pendapat-pendapat dari para personal untuk menemukan pendapatyang dapat menyumbangkan solusi yang tepat.
Berikut ini merupakan unsur-unsur yang diperlukan dalam komunikasi, diantaranya adalah adanya:
1.Pengirim berita (komunikator),
2.Berita atau informasi yanga akan disampaikan,
3.Alat atau sarana untuk menyampaikan berita, misalnya telepon, surat, teleks, radio, televisi, dan lain-lain,
4.Respon dari penerima berita (komunikan).

Komunikasi dapat dilakukan dalam dua macam hubungan, yaitu:

1. Hubungan tegak (vertikal) iaiah proses penyampaian berita dari pimpinan kepada bawahan (vertikal ke bawah) maupun dari bawahan kepada pihak atasan (vertikal ke atas).
2. Hubungan datar (horizontal) hubungan antara para anggota yang memiliki kedudukan sejajar.

Komunikasi dapat berjalan dilakukan dengan cara vertikal ke bawah, yaitu pimpinan organisasi memberikan pengarahan kepada seluruh personal di bawahnya secara langsung mengenai soal-soal kebijaksanaan prosedur dan pemberian pengarahan yang bersifat umum. Dengan demikian, pihak bawahan dapat memberikan pengarahan tersebut kepada orang-orang yang berada di bawah mereka. Demikian seterusnya hingga tingkat yang paling bawah sehingga setiap personal mengetahui pengarahan tersebut.
Komunikasi juga dilakukan dengan cara vertikal ke atas, yaitu dari para personal yang berada pada tingkat bawah hingga pimpinan organisasi. Biasanya dilakukan dalam bentuk tertulis ataupun bentuk lisan. Dalam pendidikan di sekolah, misalnya guru memberikan masukan kepada kepala sekolah, dan selanjutnya kepala sekolah menyampaikan masukan tersebut kepada kepala kantor wilayah, kemudian kepala kantor wilayah me¬nyampaikannya kepada menteri pendidikan dan kebudayaan. Komunikasi dengan cara seperti ini pun sangat bermanfaat bagi perkembangan organisasi karena para anggota bawahan lebih mengetahui permasalahan yang ada secara iangsung sehingga mereka dapat memberikan jaian pemecahan yang terbaik. Namun, hal ini terkadang tidak dapat berjaian mulus karena ada juga pimpinan yang tidak bersedia menerima masukan dari para anggotanya.
Selain penyampaian komunikasi tersebut, ada juga cara penyampaian komunikasi dengan cara horizontal yaitu pengomunikasian yang dilakukan di antara para anggota sendiri. Dalam organisasi sekolah, misalnya, antara guru dengan guru, kepala sekolah dengan kepala sekolah, dan sebagainya. Hal ini biasanya sangat efektif karena tidak ada pihak yang merasa memiliki kekuasaan lebih tinggi dibandingkan dengan yang lainnya.

Komunikasi dapat dibedakan menjadi:

1. Komunikasi lisan, yaitu komunikasi yang dilakukan secara lisan, baik yang dilakukan dalam vertikal ke atas, vertikal ke bawah.
2. ataupun horizontal. 
3. Komunikasi lisan harus dilakukan dengan hati-hati agar berita atau pesan yang disampaikan benar-benar sesuai dengan tujuan. Cara penyampaiannya pun lebih baik dengan cara yang baik dan tidak mengandung unsur pemaksaan.
4. Komunikasi tulisan, yaitu komunikasi yang dilakukan secarajulisan, misalnya dalam bentuk surat. Dalam melakukan komunikasi secara tulisan harus menggunakan bahasa yang baik dan benar. Sebaiknya mengikuti kaidah ejaan yang disempurnakan.
5. Komunikasi bebas, yaitu setiap personal bebas berkomunikasi dengan sesama anggota lainnya yang dibatasi oleh kedudukan dan jabatan dalam organisasi.
6. Komunikasi terbatas, yaitu komunikasi yang dilakukan hanya dengan orang tertentu saja yang setingkat kedudukannya dalam organisasi.

Selain itu, komunikasi juga dapat dibedakan atas:

• Komunikasi formal, yaitu komunikasi yang dilakukan secara menyeluruh ke semua arah, dari pimpinan hingga kepada personal yang paling rendah kedudukannya dalam organisasi, yang harus diketahui oleh seluruh anggota organisasi.
• Komunikasi informal, yaitu komunikasi yang hanya dilakukan berdasarkan hubungan pribadi dan sosial para anggota. Komunikasi ini lebih diarahkan pada tuj uan-tujuan organisasi.
• Komunikasi ekstern, yaitu penyampaian informasi ke luar organisasi. Dalam arti komunikasi dilakukan dengan orang atau badan di luar organisasi tersebut.
• Komunikasi intern, yaitu penyampaian informasi antarsesama anggota organisasi.

Mills dan Standingford berpendapat bahwa dalam berkomunikasi perlu memperhatikan hal-hal berikut, yaitu:

1. Kecepatan, yaitu memperhatikan waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan berita. Hal ini mempengaruhi cara pengiriman berita, yaitu apakah berita akan disampaikan melalui surat, telepon, e-mail, ataupun sarana lainnya.
2. Kecermatan, yaitu kecermatan dalam menulis berita sehingga isi berita yang akan disampaikan benar-benar sesuai dengan maksud penyampaian berita.
3. Keselamatan, yaitu yang menyangkut keselamatan pengiriman berita agar diterima oleh komunikan dengan tepat. Sehubungan dengan hal ini, perlu diperhatikan cara pengiriman berita yang menjamin agar berita tidak hilang dalam perjalanan.
4. Kerahasiaan, untuk menjamin bahwa orang yang tidak ber¬kepentingan tidak mengetahui isi berita.
5. Warkat, apakah berita yang disampaikan akan disampaikan dengan lisan atau tulisan.
6. Kesan. Komunikasi disampaikan perlu diupayakan agar me¬ninggalkan kesan yang baik oleh si penerima.
7. Biaya. Dalam pengiriman berita harus sesuai dengan biaya yang disediakan. (The Liang Gic, halaman 87-88).

Adapun media komunikasi yang dapat digunakan adalah:

• Media auditif, yaitu informasi yang disalurkan melalui indera pendengaran. Bentuk komunikasinya adalah komunikasi secara lisan dan alat yang digunakan adalah radio, televisi, teleoon, dan sebagainya.
• Media visual, yaitu informasi yang disalurkan melalui indera penglihatan. Bentuk komunikasinya adalah komunikasi tulisan dan alat yang digunakan adalah majalah, surat, brosur, koran, gambar, diagram, dan lain-lain.
• Media audio visual, yaitu informasi yang disalurkan melalui indera penglihatan dan indera pendengaran. Bentuk komunkasinya adalah komunikasi lisan dan tulisan dan alat yang digunakan adalah slide. televisi, film, dan sebagainya.